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„Evaluation bedeutet ganz allgemein, Erfahrungen wahrzunehmen, zu reflektieren, zu bewerten und zu nutzen.“
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10.1. Vorbereitung
Am Beginn einer Evaluation gilt es, sich folgende Fragen zu stellen:
Wozu evaluieren?
Der erste und wichtigste Schritt ist, festzulegen, was man evaluieren möchte und was das Ziel ist. Die Evaluation kann zum Beispiel das Ziel verfolgen, eine Entscheidungsgrundlage zu schaffen, ob die Exkursionen am Betrieb weitergeführt werden oder nicht. Sie kann aber auch eine Legitimation über die Verwendung von Fördergeldern sein oder zur Weiterentwicklung des Ablaufes der Exkursion bzw. Verbesserung einzelner Maßnahmen dienen.
Was evaluieren und nach welchen Kriterien?
Grundsätzlich kann alles evaluiert werden, was mit der Exkursion zu tun hat. Evaluieren kann man den Input (Ausstattung, Ressourcen, Vorgaben, …), den Prozess (Interaktion, Aktivitäten, Kommunikation, …) und den Output (Ergebnisse, Zufriedenheit, Image, …) (Petrovic, 2013).
Wann und wo evaluieren?
Die Evaluation kann direkt im Anschluss an die Exkursion am Betrieb (z. B. mittels Feedback- oder Evaluierungsbogen) oder zuhause am PC/Laptop/Tablet/Smartphone durchgeführt werden.
Wie evaluieren?
Es gibt unterschiedliche Methoden bzw. Instrumente zur Durchführung einer Evaluation. Die geläufigste Form ist ein schriftlicher Fragebogen – entweder in Papierform oder digital – oder eine mündliche Feedback-Runde am Abschluss der Exkursion.
Feedback kann auch einige Tage oder Wochen nach der Exkursion abgefragt werden, beispielsweise über ein „Follow-up Email“ oder einen Anruf. Eine höhere Rücklaufquote erreicht man allerdings unmittelbar am Tag der Exkursion.
10.2. Durchführung der Datenerhebung
Wenn die Fragen der Planung geklärt sind, geht es an die Durchführung der Evaluation. Nachfolgend finden Sie praktische Tipps für den Aufbau eines Fragebogens sowie Anregungen für kreative Möglichkeiten der Feedback-Erhebung.
1x1 des Fragebogens
Ein Fragebogen beginnt mit einem Einleitungstext, schafft danach mit einer Einführungsfrage einen sanften Einstieg und leitet mit einem kurzen Text zu den thematischen Frageblöcken weiter. Abschließend erfolgt der Dank an die Teilnehmenden.
Verwenden Sie klare, verständliche Fragen mit einfachen und eindeutigen Begriffen. Grundsätzlich wird zwischen offenen und geschlossenen Fragen unterschieden. Bei offenen Fragen werden die Antworten von den Befragten selbst gefunden bzw. es kann frei geantwortet werden. Ein Beispiel ist die Frage: „Welche Aspekte der Exkursion beurteilen Sie besonders positiv?“ Bei geschlossenen Fragen sind Antwortmöglichkeiten vorgegeben. Die Antwortformate von geschlossenen Formaten können zweistufig sein (ja/nein) oder mehrstufig (z.B. sehr interessant/interessant/ eher uninteressant/völlig uninteressant) (Petrovic, 2013).
Tipp
Tipp: Je umfangreicher der Fragebogen ist, desto schwieriger ist es, die Leute zu motivieren, ihn vollständig auszufüllen. Beschränken Sie sich daher lieber auf die Ihnen am wichtigsten erscheinenden Fragen.
Die einfachste Form der Evaluierung ist ein kurzer Fragebogen mit den drei offenen Fragen:
Kreative Feedbackformen
Alternativ gibt es viele verschiedene kreative Feedbackformen. Drei Methoden werden hier beispielhaft dargestellt:
Datenauswertung und Dateninterpretation
Damit Sie erhaltenes Feedback möglichst gut nutzen können, ist eine Datenaufbereitung der nächste Schritt: Dies kann in zusammengefasster Form als Tabellen, Grafiken oder Diagramme oder einer Zusammenfassung wichtiger Aussagen erfolgen.
Auch wenn dies Zeit braucht und mühsam ist, sollten diese Auswertungen am besten zeitgerecht erledigt werden.
10.3. Maßnahmen ableiten, Konsequenzen ziehen
Im letzten Schritt geht es darum, die Evaluierungsergebnisse nutzbar zu machen und Konsequenzen für künftige Exkursionen zu ziehen. Generell gilt: Feedback bietet die Möglichkeit, die Sichtweise einer anderen Person kennenzulernen. Es kann vorkommen, dass das Feedback bei Ihnen den Wunsch auslöst, sich zu verteidigen oder zu rechtfertigen. Das ist nicht notwendig. Halten Sie inne und nehmen Sie das Feedback dankend an (Petrovic, 2013). Überlegen Sie in Ruhe, was Sie gehört haben, was das für Ihr Exkursionsprogramm und Ihren Betrieb bedeutet und wie Sie weiter vorgehen wollen. Wenn Sie unsicher sind, wie Sie am besten mit den Feedbackergebnissen umgehen, ist es ratsam, sich zusätzliche Unterstützung zu holen. Die Berater:innen der Landwirtschaftskammern helfen gerne weiter.
Follow-up Aktivitäten
Mit Follow-ups sind all jene Aktivitäten nach einer Exkursion gemeint, die das Ziel verfolgen, die Wirkung und den Erfolg der Exkursion weiter zu steigern. Durch die Information soll das Interesse der Teilnehmenden am Exkursionsprogramm aufrechterhalten oder verstärkt werden.
Follow-up Aktivitäten sind vielfältig, hier stellvertretend ein paar Beispiele:
- Organisierte Folgeveranstaltung (etwa zur Vertiefung einzelner im Exkursionsprogramm angesprochener Aspekte)
- Telefonisches Austauschgespräch
- Brief/Email/Newsletter
- Social-Media-Gruppen, z. B. WhatsApp-Gruppen für besonders interessierte Exkursionsteilnehmende, etc.
Auch wenn „Follow-ups“ nach der Exkursion stattfinden, ist es wichtig, dass die Teilnehmenden über die Möglichkeit der erneuten Kontaktaufnahme informiert werden.
Follow-up Aktivitäten können auch Personen erreichen, die nicht bei der Exkursion dabei waren, etwa durch einen kurzen (Video-)Bericht, der in sozialen Medien geteilt wird. Durch einen ansprechenden Beitrag können neue Interessent:innen gewonnen werden.
Der Bericht muss nicht unbedingt von Ihnen, als Exkursionsanbieter:in, kommen. Oft informieren Teilnehmende gerne selbst über das erlebte Exkursionsprogramm. Mit ansprechenden, „Instagram-freundlichen“ Fotospots erleichtern Sie den Teilnehmenden die Kommunikation (siehe auch Kapitel „Kommunikation und Führungstechniken“).
Empfehlenswert ist es auch, gezielt Journalist:innen, Influencer:innen oder andere Meinungsbildner:innen zu einer Exkursion einzuladen. Sehen Sie dabei unbedingt ein Zeitfenster für deren Fragen vor, um mit ihnen wichtige Botschaften zum Exkursionsprogramm und Betrieb zu besprechen. Auch die Ergebnisse der Feedbacks können genutzt werden, um Werbung für das Exkursionsangebot zu machen. Die Datenschutz-Grundverordnung ist jedenfalls zu beachten.